Formulaire d’inscription et protection des données personnelles : fiche pratique pour les activités d’Église

gdpr-3327745_1280Ce document a été réalisé avec le service juridique de la Conférence des évêques (CEF) au mois d’octobre 2018. Pour réaliser des formulaires d’inscription aux formations et activités pour la catéchèse et le catéchuménat qui soient conformes au RGPD, suivez les conseils de cette fiche pratique et téléchargez l’annexe proposant un formulaire-type à adapter selon les besoins.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le règlement no 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD), est entré en vigueur le 25 mai 2018 et constitue le texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel.

Il est donc nécessaire aujourd’hui de mettre en conformité les bulletins d’inscription (catéchisme, aumônerie, retraites spirituelles, etc..) avec cette nouvelle réglementation.

Il est rappelé que s’agissant de fichiers de données d’églises, ceux-ci ne peuvent en aucun cas être cédés à titre commercial, ni communiqués à des tiers sauf accord exprès des personnes concernées.

En aucun cas, ces données ne peuvent être extraites des registres de catholicité qui font l’objet d’une administration totalement distincte.

Rappel pour mémoire de ce qu’est une donnée personnelle et notamment une donnée sensible

Donnée personnelle : Toute information associée au nom d’une personne, permettant de l’identifier directement ou indirectement (téléphone, courriel, adresse, n° de sécurité sociale, adresse IP…)

Donnée sensible : Toute information qui révèle les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle d’une personne physique.

L’Église est particulièrement concernée par les données sensibles relatives à la religion des personnes. Par ailleurs, il convient d’être très vigilent lors de la collecte des données sensibles relatives à la santé qui doivent parfois être portées à la connaissance de l’AD dans le cadre d’inscription à des manifestation, des pèlerinages, des activités (catéchisme, aumônerie …). Ces données sensibles de santé ne pourront être conservées que pendant la durée de l’inscription à l’activité ou jusqu’à la fin de l’événement ayant nécessité leur collecte.

La nécessité d’un consentement non ambigu

Désormais, il ne sera plus possible de se retrancher derrière une forme de silence qui vaudrait acceptation de la personne pour le traitement des données personnelles la concernant.

Le consentement d’une personne sur la collecte de ses données personnelles ne pourra être acquis que par un acte positif de la personne consignée sous forme d’une case à cocher dans un formulaire papier et/ou toute procédure similaire sur un formulaire électronique.

Le simple fait de conserver un document constitue « un traitement ».

Les informations à porter à la connaissance d’une personne dont les données personnelles sont collectées

Les personnes concernées par la collecte de leurs données personnelles doivent avoir une claire conscience :

  • Des données qui sont collectées
  • De la ou des finalité (s) pour lesquelles les données sont collectées (activités liées à la catéchèse – réunions, sortie ; denier de l’Eglise ; profilage, etc.) étant précisé que le consentement doit être recueillir de manière distincte pour chaque finalité identifiée (par exemple, une case à cocher pour recevoir les informations relatives aux activités de catéchèse, et une autre case à cocher pour le denier etc.)_
  • Des destinataires de ces données (responsable catéchèse, responsable collecte des ressources, économe diocésain etc.)
  • Des droits qu’ils peuvent exercer relativement à ces données (droit d’accès, de rectification, de modification, d’effacement, d’opposition, de portabilité, et de limitation de traitement des données) assorti d’une adresse mail ou postal pour exercer ces droits.

Quelles informations dois-je inclure dans les formulaires d’inscription quels qu’ils soient ?

1- Les coordonnées de l’organisme collecteur

Le nom, adresse de l’association diocésaine ou de l’association ainsi que celle du responsable du traitement, et celle du délégué à la protection des données personnelles

2. Les finalités pour lesquelles les données sont collectées

  • L’activité de catéchèse, d’aumônerie
  • L’appel au denier de l’Eglise
  • Informations sur les autres activités et propositions du diocèse
  • etc

3. Les destinataires de ces données

  • Responsable catéchiste
  • Econome diocésain
  • Responsable du denier ou de la collecte des ressources
  • etc

4. La durée de conservation des données

  • La durée de conservation des données à caractère personnel doit dépendre de la nature des données et des objectifs poursuivis.
  • Les données sensibles relatives à la santé ne devront être conservées que le temps de l’Inscription à l’activité ou jusqu’au dernier jour de l’événement qui a nécessité leur collecte. Pour une inscription annuelle au catéchisme, la durée pourrait être d’un an.
  • La durée peut être distincte en fonction de la finalité d’utilisation des données
  • S’il n’est pas possible d’identifier une durée précise, il convient de donner les critères permettant l’identification de cette durée

5. Les droits des personnes

  • Le droit des particuliers de demander l’accès aux données à caractère personnel
  • Le droit à la rectification
  • Le droit à l’effacement des données
  • Le droit de demander une limitation du traitement
  • Le droit de s’opposer au traitement
  • Le droit à la portabilité des données
  • Le droit de retirer son consentement à tout moment
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Un formulaire-type d’inscription

Voir en annexe le formulaire indicatif à adapter selon les besoins.

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